Fördjupa kontakten med ekonomichefen, är det första rådet som amerikanska CIO:er ger sina kollegor. Det handlar om att försäkra sig om it-projekten har samma prioritet som för ett halvår sedan och att det finns finansiering för de närmast liggande investeringarna.

Tidningen InformationWeek genomför löpande undersökningar för att bevaka hur CIO:er tacklar krisen. Majoriteten har hittills svarat att it-projekten rullar på enligt plan, men att företagsledningar blivit hyperkänsliga för nya risktaganden.

Kostandsjakt och ökad efterfrågan

Redan i juli uppgav dock 40 procent av över 600 it-ansvariga i enkätundersökning att de dragit ner på it-kostnaderna i förhållande till budgeten för 2008. Vid den tiden hade inte finanskrisen lika akut, varför nerdragningarna kan hänföras till avmattningen i konjunkturen.

En ny effekt är att it-organisationer behöver fråga innan de använder redan beslutade it-budgetar, säger Geoff Endris, CTO på försäkringsbolaget Capital Assurance.

Parallellt med kostnadsjakten märks en motgående trend, som innebär att it-investeringarna ökar, vilket flertalet tillfrågade vittnar om. Ledningarna efterfrågar mer it för att kunna effektivisera och rationalisera.

It har blivit inbyggt i dagens affärsprocesser på ett sätt som suddat ut gränsen mellan it och affärer. De flesta företag har inte råd att avbryta den utvecklingen, trots lågkonjunktur.

Modell för dialog

Utifrån risken att konjunkturen bromsar in ytterligare, behöver it-ansvariga inleda en proaktiv dialog med ledning, linjechefer och processansvariga, menar Geoff Endris. Annars riskerar it-projekt att stoppas i onödan.

Jan Brecht, CIO på Daimler Financial Services Americas, har hittat en fungerande modell för dialogen.

– Jag diskuterar it-investeringar med ledningen utifrån tre hörn:
Optimerande: it-satsningar som gör verksamheten kostnadseffektivare, det gäller i såväl affärsprocesser som it-verksamheten som sådan.
Uppbyggande: it-projekt som tydligt ger ökad affärsnytta och nya intäkter.
Förstärkande: insatser, som till exempel kompetensutveckling, som gör att verksamheten får ut mer av gjorda it-investeringar.

Ett bra exempel på "Uppbyggande" är ett nytt system Daimler Financial Services håller på att införa för automatisk analys av återlämnade leasingfordon. Systemet hittar den mest lönsamma hanteringen av varje fordon, till exempel försäljning via återförsäljare, förlängning av avtal eller auktioner online. Daimler Financial Services är idag starkt inriktade på att öka lönsamheten genom datorstödd optimering och efterfrågar it-lösningar mer än någonsin tidigare.

Procter & Gambles CIO, Filippo Passerini, fokuserar på två områden: att snabbt anpassa it-satningarna efter affärssidans prioriteringar och att ständigt öka flexibiliteten i it-verksamheten. Genom ökad flexibilitet klarar it-teamet att möta affärssidans behov när villkoren på marknaden förändras.

Fem strategier

Vad mer kan CIO:er göra för att hantera krisen? Här kommer några råd från ett dussintal intervjuer InformationWeek genomförde i förra veckan:

Ha en regelbok på plats
Emerson Electric är ett företag som har en affärsplan där det ingår att ta fram regelböcker för alternativa händelseutvecklingar. Detta för att inte ansvariga ska stå handfallna i nya situationer. CIO Steve Hassell har tagit fram en regelbok för it-verksamheten, som innehåller de parametrar han behöver för att styra prioriteringar av kostnader, resurser, teknik, tidsramar och risker. Se till att förankra regelboken hos ledningen, krisen förlamar beslutsförmågan.

Höj beredskapen för att kliva ur gamla fotspår
Våga förbereda dig för radikala förändringar. För tre till fem år sedan fanns inte möjligheter som till exempel datormoln, SaaS och offshoring, framhåller Ken Harris, CIO på Shaklee. Han råder dig att kontinuerligt utvärdera radikala alternativ, så att du är väl förberedd när verksamheter möter radikala förändringar.

Acceptera "skunkworks"
Jeff Ton, it-chef på Lauth Property Group, vet att hans team inte klarar att leverera allt verksamheten vill ha, när de vill ha det. Det har lett till att enheter på affärssidan startat egna it-projekt utanför och utom kontroll för it-avdelningen. Istället för att kämpa emot, omfamnar han projekten och stödjer dem. Han råder dig att göra detsamma. Det är också ett sätt att få affärssidan att försvara it-investeringar.

Trimma
Utred all "övervikt", skjut på investeringar som inte är nödvändiga i nuläget, korta ner projektcyklerna och utvärdera kontinuerligt riskexponeringen. Det rådet ger David Moore, CIO på Spectrum Laboratory Network. Genom att bland annat skjuta på nyinvesteringar i servrar och frysa icke-affärskritiska projekt har han vunnit ett ökat förtroende hos ledningen.

Utvärdera organisationens it-mognad
Bidrar it verkligen till att öka konkurrenskraft och affärsnytta? Gör it den övriga verksamheten påtagligt lönsammare? Eller ser övriga verksamhetsansvarige it enbart som en kostnad, som ska dras ner när konjunkturen viker. Flertalet CIO:er råder dig att ta reda på hur din "terräng" ser ut, så att du använder rätt retorik när det blåser kallt.

Flera som svarat tar också upp problemet med kompetensförsörjning och risken att förlora nyckelpersoner under krisen. Det gäller att kunna hålla emot när krav på personalnedskärningar kommer. Kompetensbristen inom it kommer att bestå, tror amerikanska CIO:er. Trots att antalet uppsägningar ökar. En positiv effekt hittills av krisen och den vikande konjunkturen, ur CIO:ers perspektiv, är att personer med eftertraktad kompetens blivit försiktigare med att byta jobb.