Virtuella möten skapar ny kultur

Västra kretsen och Volvo IT visar hur

[SEMINARIUM] Kulturchefen på Volvo IT berättar hur virtuella möten är en del av deras nya företagskultur. Även skaparen av LunarStorm är med när DF och Volvo IT håller seminariet ”Mänskligt samarbete i Cyberspace”.

Tor Eneroth på Volvo IT inleder seminariet om virtuella möten.
Föredraget håller han från Frankrike, uppkopplad
mot seminariet som hålls i Göteborg.

– Vi behöver en ny syn på vad som är möjligt att göra utan att träffas fysiskt, förklarar Tor Eneroth. Han är kulturchef på Volvo IT. Just det, ”kulturchef”, samma titel som används på de stora dagstidningarna. Fast på Volvo IT innebär det något helt annat: Tor Eneroth är huvudansvarig för att driva de kulturförändringar som behövs inom Volvo IT.
    Han är en av talarna på seminariet ”Mänskligt samarbete i Cyberspace” som hålls i Göteborg den 23 november.
Eneroth brinner för de nya möjligheter som uppstår när människor kan arbeta tillsammans utan att behöva träffas öga mot öga, och har en hel del att säga om vad som krävs för att kunna dra nytta av de nya möjligheterna.

90 % människor, 10 % teknik
– Det handlar till 90% om människor och till 10% om teknik. Om man har tekniken men inte förmår utnyttja den är det som att ha köpt den flådigaste bilen men inte ha körkort.
Thure Bergström (ordförande i Dataföreningens Västra krets) instämmer:
– Den faktiska datamognaden för att använda de verktyg som finns är förvånansvärt låg.

Ny inställning krävs
Enligt Tor Eneroth krävs det en ny attityd, ett nytt ”mindset”, för att kunna arbeta effektivt med virtuella möten:
– En vanlig uppfattning är att alla som deltar i ett projekt måste sitta på samma ställe, vilket leder till att folk hoppar av projektet. Med virtuella möten kan man arbeta tillsammans utan att ses fysiskt.
Seminariet hålls i Göteborg, men Tor Eneroth själv kommer att vara i Lyon i Frankrike när han håller sitt föredrag, med flera olika uppkopplingar för säkerhets skull. Det mesta av seminariet filmas och läggs sedan upp på nätet, ytterligare ett tecken på hur man kan arbeta med virtuella möten. Samtidigt undrar Tor Eneroth varför ingen bloggar seminariet, och lägger ut kommentarer/sammanfattningar medan det pågår.
– Detta är ett exempel på hur man kunde göra mer med ett annat mindset, säger han.

Viktigare att kommunicera tydligt
Samtidigt ställer det nya krav när en grupp ska fungera utan att ses.
- Det blir viktigare att man verkligen är överens om målet med det man arbetar med, och att man tydligt kommunicerar vem man är, fortsätter Eneroth.
Man behöver ägna energi åt saker som man tidigare kunde ta för givet, i och med att människor inte ses fysiskt.
Om man ses framgår en hel del genom bland annat kroppsspråk, när det faller bort måste man kompensera med annan kommunikation.

Råd om hur man börjar
Han har några råd för den som vill börja arbeta med virtuella möten

• Börja med dig själv, bli medveten om ditt sätt att tänka. Be gärna någon yngre om feedback och förslag om hur du kan använda virtuella möten mer.
• Bygg upp den tekniska sidan.
• Inom gruppen behöver ni diskutera och komma överens om hur ni ska arbeta tillsammans. Ni behöver lära känna varandra och bygga upp förtroende sinsemellan utan att ses, det vill säga bygga upp ett socialt kapital.
• Skapa och träna relationer virtuellt. Kolla gärna hur barnen gör, många av dem har bästa kompisar som de aldrig träffar fysiskt.

När det gäller att lyssna på barn och ungdomar så kan nog LunarStorms Rickard Eriksson ge en del tips: en mycket stor del av Sveriges  tonåringar använder LunarStorm.

Lärde sig på IBM Dataföreningens Thure Bergström har en lång IBM-karriär bakom sig, och har upplevt vilken enorm styrka det är för en organisation att inte bara diskutera saker via e-post ochfysiska möten: – Att samarbeta i ett e-möte kan vara otroligt effektivt och att presentera till exempel nyheter via e-möten på webben kan ge många deltagare möjlighet att deltaga och att vara aktiva. Man kan utsträcka mötena via tid och rum, man behöver varken vara på samma plats eller göra sina inlägg vid samma tidpunkt. Han tillägger att Dataföreningens verktyg för virtuella möten visserligen inte är lika avancerade som de Notesbaserade system som finns inom IBM, men klart användbara.

Thure Bergström

Samtidigt varnar han för att hamna i ”mejlfällan”, där det skickas en massa e-post utan att det blir en vettig struktur i diskussionen. Det finns andra verktyg som ger betydligt bättre dialog.
– E-post är bra för att initiera aktivitet, för att referera till dokument som kanske skall kommenteras, för att initiera dialog på diskussionsforum. Men diskussioner via e-post mellan flera deltagare är förödande för produktiviteten.

■EG

Fakta
MÄNSKLIGT SAMARBETE I CYBERSPACE
Anordnas av Dataföreningens Västra krets och Volvo IT. Det hålls den 23 november på IHM, Gårda, Göteborg.
Seminariet är gratis för medlemmar och Volvo IT:s gäster, övriga: 1 000 kr.
Mer information hittar du här