Affärssystem

Det är beklagligt att se hur illa avtalsprocessen ofta hanteras i samband med upphandling av affärssystem. Kunden lägger många månader och ett stort engagemang på att genomföra processkartläggningar och utarbeta kravspecifikationer. Efter slutförhandling om priset ber man leverantören sända över ett avtal och skriver under. Kan det bli mer fel än så?

Avtalsprocessen börjar samma dag som kunden tar beslut om att en upphandling skall genomföras.

Alla som arbetar med affärssystem har insikten att utbildning är en väldigt viktig del i införandet av ett nytt affärssystem. Detta poängteras av samtliga leverantörer i samtliga upphandlingar. Även de flesta kunder förstår att det är viktigt, kanske inte i lika hög grad som leverantören men ändå en god förståelse.

Allt vore väl om detta skulle resultera i att användare fullt ut förstår sin uppgift efter utbildningen och kan bemästra det nya systemet. Det borde till och med bli en riktigt nöjd användare.

Är detta nu fallet?

Jag stöter ofta på den grova missuppfattningen att en upphandling av affärssystem har som syfte att anskaffa en produkt. Förvisso blir man lätt missledd av sammansättningen av ordet "handla upp" som pekar på att något skall köpas. Det går inte att neka till att detta givetvis är helt korrekt.

En av konsultbranschens farligaste beten är den om förstudien. Hur många leverantörer har inte övertalat sina kunder om att låta genomföra en förstudie för att därmed skapa en grund för fortsatt dialog och en kommande offert. Leverantören framför som motiv att förstudien blir helt netural och resultatet kan användas av kunden även om kunden skulle vilja fortsätta upphandlingen med annan leverantör.

Mina kollegor har nyligen genomfört en översikt av den svenska marknaden av affärssystem för små och medelstora företag. En av de mest intressanta slutsatser är att antalet affärssystem återigen har börjat öka. Sedan mitten av 90-talet och fram till milleniet har vi upplevt en stadig nedgång av antalet system - som en följd av av att tekniken utvecklats och många mindre leverantörer inte orkat med att genomföra ett teknikskifte.

När internet nu slagit igenom på allvar börjar vi se en mångfald av nya aktörer och system uppstå på marknaden.

Så har vi lämnat ett gånget år och trätt in i ett nytt decennium. Med facit i hand kan vi konstatera att 2009 för många leverantörer och konsulter inom IT-branschen, och för affärssystem i synnerhet, blev ett riktigt bakslag med många framflyttade investeringsbeslut. Vi har ännu inte sett vidden av detta resultatmässigt men kommer om några veckor få tillgång till de första boksluten med tydligt facit av hur illa det blev.

Jag har de senaste åren allt oftare upplevt en orolig och ibland rent fientlig inställning till de stora leverantörerna och deras affärssystem. I detta sammanhang har SAP upplevts som det största och mest skrämmande systemet av alla. Det senaste tillskottet i denna klubb av fientligt inställda kunder kom i förra veckan. Jag mötte då några representanter från ett av sveriges största investmentföretag med många genomförda investeringar i svenska bolag.

Efter 23 års arbete med affärssystemsrelaterade projekt har jag äntligen mött konsultens och leverantörens drömkund. Likt alla andra projekt som avser införande av ett nytt system inleddes arbetet med en översyn av verksamheten och kartläggning av behov. Efter fastställande av mål och prioritering av fokusområden påbörjades uppsättning av systemet med tester och utbildning som följd. Genom att planläggningen och alla förberedelser skett kontrollerat genomfördes driftstarten helt utan komplikationer.

Det finns flera parallella trender som tillsammans indikerar att affärssystemen i nuvarande skepnad med tiden kommer att försvinna som begrepp. Livslängden på dagens affärssystem blir allt längre och kunderna tenderar att allt oftare ersätta begränsade delar istället för att byta ut hela affärssystemet. Leverantörerna börjar rusta för denna utveckling genom att SOA-anpassa sina system och skapa gränssnitt för förenklad integration.