Affärssystem och avtal...

Det är beklagligt att se hur illa avtalsprocessen ofta hanteras i samband med upphandling av affärssystem. Kunden lägger många månader och ett stort engagemang på att genomföra processkartläggningar och utarbeta kravspecifikationer. Efter slutförhandling om priset ber man leverantören sända över ett avtal och skriver under. Kan det bli mer fel än så?

Avtalsprocessen börjar samma dag som kunden tar beslut om att en upphandling skall genomföras. Redan i detta skede börjar man forma ramarna för vilken typ av leverantör och system man behöver samt vilken typ av installation som eftersträvas. Detta skall självklart speglas i det avtal som tecknas med leverantören.

I den enklaste av världar skall avtalet beskriva produkt, pris och villkor för leveransen. I verkligheten har dock avtalet en betydligt större betydelse för kunden som med största sannolikhet kommer förändra sin verksamhet och skall leva med systemet under många år.

Att skriva under ett standardavtal eller det avtalsformulär leverantören själv utformat - utan anpassning till den aktuella situationen innebär att man oftast kullkastar stor del av det arbete som genomförts under upphandlingen.

Istället borde kunden tidigt ta kontrollen över avtalsprocessen och driva avtalsfrågorna från första kontakten med leverantörerna. Förutom att detta rensar undan ett flertal besvärliga diskussioner i slutfasen så leder det till att avtalet upprättas med en balans i ansvar och roller mellan båda parter inför den kommande installationen. Det är viktigt att känna till att dagens standardavtal till stor del friskriver leverantören från en stor del av ansvaret. Istället skall leverantören "stödja" kunden som har det formella ansvaret under installationen.

Genom att tidigt diskutera dessa roller och klargöra syftet och målet med installationen kan man upprätta en avtal som speglar den faktiska situationen och få ett incitamentsbaserat styrdokument som kan användas både under installationen och som måttstock för att avgöra om leveransen uppfyller vad parterna kommit överens om.

Begär tidigt i upphandlingen att få ta del av leverantörens avtal och lägg stort fokus på att avtalet regleras så att det blir balans i ansvar och roller under installationen. Man ska komma ihåg att standardavtalen har utformats av leverantörerna och därmed främjar leverantören.

Ämnen: 

Kommentarer

Grundkraven och specifikationen för att införa och inhandla ett nytt affärssystem måste vare det enklaste. MINST samma funktion som det gamla eller...utöver detta, blir ett argument för att investera och kanske ger ett mervärde i det långa perspektivet.
Men vem, värderar och mäter?
En oberoende part som testar "before & after..." är väl investerade pengar och en snabbare väg till ett ärligt "Return of Investment" som Finans-avd. sätter i första rummet.
Beroende på merfunktioner och anpassningar på standard "paketet" måste ekonomerna lära sig se "TotalCost of Ownership".

Peter Ericsson - fre, 2010-08-20 17:01